March 17, 2020

Heimarbeit - Arbeitsweise

Wenn jetzt viele auf Heimarbeit umstellen, dann gibt es auch bei der Arbeitsweise einige Dinge zu beachten. Da es gerade eher so ist, dass jeder alleine arbeitet, fällt ein großes Problem weg, welches ich immer wieder beobachtet habe: Auf der einen Seite findet eine Besprechung statt, auf der anderen Seite gibt es einen Lautsprecher und ein Mikrofon, auf dem Interaktion mit ein paar einzelnen Mitarbeitenden stattfinden soll.

Das funktioniert so nur sehr schlecht. Meist kann man nichts mehr verstehen, wenn mehr als eine Person im Raum spricht oder Unruhe im Raum entsteht. Außerdem wird man als remote zugeschaltete Mitarbeitende kaum beachtet und wenn man sich äußert, dann kann man sich kaum verständlich machen, weil der Lautsprecher schlecht ist und man nicht gesehen und somit weniger beachtet wird. Ein großer Monitor oder ein Beamer machen das etwas besser, aber eine Gruppe vor Ort mit einer Gruppe in Heimarbeit zu kombinieren ist sehr schwer.

Dieses Problem ist aber wohl eher relevant, wenn es wieder normal wird, dass die Menschen ins Büro gehen, also nur teilweise remote gearbeitet wird. Was aber aktuell wichtig ist, ist ein gewisses Maß an Disziplin bei Online-Besprechungen. Zum einen sollte man seine Technik im Griff haben und am besten kurz vorher nochmal testen. Zum anderen sollte man pünktlich sein, wenn man wichtig ist für die Besprechung und jeder sollte für ein ruhigen Raum sorgen und das Mikrofon stumm stellen, wenn nicht geredet wird.

Allerdings bin ich der Meinung, dass man durchaus auch eine Online-Besprechung nur nebenher anhören kann. Und es auch nicht so wichtig ist, wenn man zu spät kommt oder früher geht, solange man nicht jeden Teil hören muss bzw. nicht zu jedem Teil etwas zu sagen hat. Das ist sogar ein Vorteil der Online-Meetings. Um zu entscheiden, ob man überhaupt dabei sein muss und welchen Teil man hören will, sollte eine Agenda vorher verschickt werden.

Wichtig ist auch, dass man seine Kollegen ausreden lässt, da es schnell unverständlich wird, wenn mehrere durcheinander reden. Für die Kolleginnen und Kollegen, die sich entschieden haben, dass es nicht so wichtig ist, dass sie dabei sind, ist es toll, wenn sie ein Protokoll bekommen. Unabängig davon ist ein Protokoll immer sehr gut, da auch nochmal nachvollzogen werden kann, was besprochen wurde und man sich nicht immer auf Erinnerung und Hörensagen verlassen muss.

Der entscheidende Punkt bei verteilten Arbeitsorten ist aber, dass die gesamte Arbeit viel mehr verschriftlicht werden muss. Emails sind dafür eher schlecht zu gebrauchen, auch wenn manche das vielleicht auch dafür erfolgreich nutzen. Weiter verbreitet sind Ticket-Systeme zum Erfassen von Vorgängen und Abläufen, Chat-Systeme für die alltäglich Kommunikation und Videochat-Systeme für die Echtzeitkommunikation. Meiner Meinung nach sollte alles was sich auf einen Vorgang bezieht strikt in einem Ticket-System erfasst werden.

Wenn etwas zu einem Vorgang in einem Videochat oder Chat besprochen wird, sollte das unbedingt in einem Kommentar zum Ticket zusammengefasst und notiert werden. Das Ticket-System ist der wichtigste Teil, weil dort auch für jeden Nachvollziehbar ist, wie und warum bestimmte Dinge passieren. Alles was im Chat besprochen wird ist schwer zu finden und was im Videochat besprochen wird, ist üblicherweise nicht nachvollziehbar, ausser es wird als Protokoll verschriftlicht.

Letztendlich muss sich jeder umstellen und es muss jeder lernen, mit den evtl. neuen Werkzeugen umzugehen. Viele Mitarbeitende tun sich hart damit, ihre Kommunikation zu verschriftlichen, weil sie gewohnt sind andere Kollegen direkt anzusprechen. Die neue Situation bringt für viele vielleicht eine ganz neue Erfahrung und vielleicht auch Positives: weniger Unterbrechungen, weniger Lärm und mehr Konzentration.

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Tags: remote zusammenarbeit